Formularul W-4

 

NEW!!2018!Cum sa completezi corect documentele pentru taxe la angajare ca student J-1 in SUA (formularul W-4) 

Orice student care munceste pe timpul verii cu viza J-1 in SUA are de platit anumite taxe catre statul american, care se deduc din fiecare paycheck. Acestea sunt taxele federale, statale si uneori locale (depinzand de oras). Pentru ca angajatorul sa isi dea seama ce suma din salariu sa retraga fiecarui angajat, el va da tuturor formularul W-4 spre a fi completat inainte de inceperea efectiva a muncii. Daca doresti sa downloadezi, sa completezi sau sa refaci formularul W-4 il poti descarca aici: download W-4.

Unde apar taxele retinute de catre angajator?

 

In functie de cum e completat W-4, angajatorul va retine o anumita suma din valoarea fiecarui paycheck emis catre angajat. Sumele retrase vor fi prezente pe fiecare fluturas de salariu sub denumirea Withholdings sau Deductions, pentru fluturasul de salariu actual (This period) si pentru toata perioada (din momentul angajarii pana in prezent: YTD, year to date).

 

Taxele locale si statale difera in functie de locatie, fiecare stat avand o grila de impozitare diferita. De asemenea, studentii J-1 sunt obligati sa plateasca doar impozit pe venit, nu si taxe FICA (federal insurance contribution act, folosite pentru a plati pensii si alte asigurari), FUTA (federal unemployment tax act), S.S. (Social Security). De recomandat este verificarea fluturasului de salariu pentru a nu fi luate si aceste taxe, pentru ca se intampla des ca angajatorii sa le retina si pe acestea. In cazul in care observi ca ti-au fost retinute si aceste taxe, anunta angajatorul pentru a se face modificarea.

Completarea formularului W-4*

(De retinut : casuta 2, Your social Security Number, a fost completata exemplificativ cu numarul 123-45-6789)

pag 1 cropped

pag 3.croped

 

Ca student J-1 trebuie sa completezi urmatoarele linii, restul fiind informatii pentru cetatenii americani:

-Linia 1: Numele complet si adresa de resedinta;

-Linia 2: SSN sau social security number;

-Linia 3: status Single indiferent de starea civila a studentului;

-Linia 5: se va scrie ‘1’;

-Linia 6: se va scrie NRA pe linia punctata (non-resident alien);

-Linia 7: va ramane necompletata. ( A nu se scrie Exempt, pentru ca studentii J-1 nu sunt scutiti de la plata taxelor)

Daca ai nelamuriri, intrebari sau doresti sa verificam formularul W-4 completat de tine, te asteptam oricand cu un e-mail la : office@globalfriends.ro

 

Echipa Global Friends


 

Rezident sau nerezident?

Rezident sau nerezident ?

Cum ne încadrăm pentru a ne calcula taxele corect

Formularul W-2 este documentul prin care orice persoană care a plătit impozit își poate recupera taxele. În cadrul studenților J1, se poate aplica și pe baza ultimului paycheck de la toti angajatatorii. Pentru a-și primi taxele înapoi, persoanele care au lucrat pe teritoriul SUA au de introdus date în anumite formulare standard ale IRS-ului sau ale altor agenții autorizate să calculeze impozitul pe venit sau alte taxe.

 ASTA

Pentru că pe teritoriul SUA lucrează atât rezidenți cât și nerezidenți, procesul de recuperare a taxelor este diferit pentru fiecare categorie în parte. Există două modalități prin care un angajat străin poate determina dacă este rezident sau nerezident.

 

Dacă angajatul are Green Card, atunci e rezident (aceștia pot fi la randul lor part time residents sau residents). Asta e prima modalitate și cea mai ușoara de a determina statutul. A doua modalitate se numește Testul Substantial Presence. Practic, pentru testul acesta respectiva persoană are de îndeplinit două condiții simultan:

  1. Să fie fizic prezentă pe teritoriul SUA cel puțin 31 de zile din anul curent.

  2. Să fie fizic prezentă 183 de zile pe parcursul unei perioade de 3 ani ce include anul curent și cei 2 ani imediat anteriori, în urmatorul fel:

  • Toate zilele în care a fost prezentă în anul curent plus

  • ⅓  din zilele în care a fost prezentă în primul an anterior anului curent

  • ⅙ din zilele în care a fost prezentă în al doilea an anterior anului curent.

Ca exemplu, să presupunem că o persoană a fost fizic prezentă în SUA 120 de zile în fiecare an, 2012, 2013 si 2014. Pentru a calcula și a aplica testul Substancial Presence, se numără cele 120 de zile din 2014, 40 de zile în 2013 (⅓ din 120) și 20 de zile în 2012 (⅙ din 120). Adunate rezultă 180 de zile, și cum este mai mic de 183, rezultă că nu îndeplinește condițiile pentru a fi considerat rezident în anul 2014. (linkul aici)

Cu toate acestea, studenții J-1 nu ar trebui să înceapă să își facă aceste calcule, deoarece ei sunt considerați din start exempt individuals conform IRS (aici). Astfel nu toate zilele pe care o persoană le petrece fizic în SUA se pun la calcul. Studenții cu viza J-1 sunt considerați Exempt individuals pentru 5 ani consecutivi, astfel încât dacă un student a fost plecat de 4 ori consecutiv, ultimul an fiind 2016, nu i se va pune la calcul niciun an.

De ce este importantă rezidența în aplicarea pentru recuperarea taxelor?

 Există diferențe între rezidenți și nerezidenți și în privința actelor pe care le au de completat. Studenții J-1 sunt considerați Non Resident Aliens (detalii aici) pentru că nu pot trece de niciunul din cele 2 teste de confirmare a rezidenței.

Non Resident Aliens trebuie sa raporteze veniturile pe care le obțin în SUA, pe când rezidenții au de raportat veniturile pe care le obțin global.

Durata procesului și trimiterea formularelor

Spre deosebire de rezidenți care pot aplica ușor pentru recuperarea taxelor cu ajutorul softurilor gratuite disponibile online, Non Residents Aliens (studenții J-1 spre exemplu) trebuie să trimită aplicațiile de recuperare a taxelor prin poștă către IRS. Nu doar modalitatea de transmitere a aplicației este diferită ci și conținutul acesteia, formularele de aplicare folosite fiind diferite.

În cazul rezidenților, dacă se transmite aplicația electronic, recuperarea taxelor durează până în 21 zile, pe când la nerezidenți procesul poate dura până la 6 luni. Fiscul nu poate garanta pentru Non Residents Aliens o durata exactă la care aceștia își primesc taxele înapoi. Software-urile sau agențiile de pe piata care promit recuperarea taxelor sub 21 de zile sunt construite pentru rezidenții SUA, deoarece numai aceștia își pot primi taxele în acest interval scurt și pot aplica electronic pentru ele.

 

Procesul de recuperare a taxelor este într-adevar complex și depinde foarte mult de încadrarea la rezidenți/nerezidenți. Testul Substantial Presence este cel mai precis și depinde foarte mult de tipul de viză al persoanei în cauză. Nu oricine care tranzitează sau lucrează pe teritoriul SUA este considerat rezident sau part time rezident. Pentru studenții veniți cu J1, șederea lor în termenii impuși de viză nu se pune la calcul pentru a determina statutul de rezident/ nerezident. Statutul lor va fi cel de Non Resident Alien.

Totul despre Social Security Number

 

Social Security Number a fost emis pentru prima oară în SUA sub administrația lui Roosevelt, ca plan de urmărire ai asigurările sociale. Înainte de 1986, doar cei peste 14 ani aveau SSN, pentru că acest cod era construit doar pentru persoanele care pot să aibă venituri. Ulterior s-a modificat legea de impozitare, iar în prezent parinții pot solicita SSN-uri pentru copii imediat după naștere. Cele 9 cifre care apar pe SSN sunt grupate după cum urmează:

 

  • Primul set de 3 cifre este numit AREA Number, dar nu reprezintă neapărat statul de rezidență al persoanei care aplică pentru SSN. În general, persoanele care locuiesc pe Coasta de Est au numerele cele mai mici, iar persoanele care locuiesc pe Coasta de Vest au numerele cele mai mari.
  • Următorul set de 2 cifre reprezintă doar o combinație aleatorie de cifre pare și impare, nefiind neapărat în ordine crescătoare.
  • Ultimul set de 4 cifre reprezintă Serial Number și sunt 4 cifre alese de la 0001 la 9999 în mod crescător.

 

Fun Facts:

 

  • În fiecare an se emit în medie 5,5 milioane de SSN noi
  • Dacă un american nu este mulțumit de numerele care i-au fost atribuite, acesta poate depunde o cerere pentru a obține alt SSN, dar doar având în spate motive importante (religioase sau culturale)
  • SSN-urile sunt unice și nu sunt re-utilizate după decesul deținătorului. Administrația SUA a declarat că mai au suficiente SSN-uri unice pentru generațiile care vor urma.

 

 

Totul despre Formularul W-2

 

 

Formularul W-2 îți arată câte taxe au fost reținute din paycheckul tău pentru anul în care ai lucrat și este folosit pentru recuperarea taxelor.

 

Fiscul american (IRS) cere angajatorilor să înregistreze toate informațiile legate de salariu în acest formular numit W-2.

 

Ca angajat, formularul W-2 este foarte important pentru recuperarea taxelor. IRS-ul îi cere angajatorului să îl trimită către toți angajații nu mai târziu de 31 Ianuarie, dupa închiderea anului fiscal la 31 Decembrie.

Nu numai participanții Work and Travel au nevoie de W-2. În fiecare an în luna ianuarie, toate căsuțele poștale din SUA primesc aceste formulare, care sunt transmise ulterior companiilor care se ocupă cu recuperarea lor. De cele mai multe ori, angajatorii știu din start ce trebuie sa completeze, însă nu au o idee clară despre semnificația tuturor elementelor de pe un formular W-2.

 

Fiecare angajator care platește minim 600$ pentru un angajat este obligat să emită un formular W2, iar dacă s-au luat și taxe din salariu (inclusiv cele pentru Social Security sau Medicare), angajatorul este obligat să emită acest formular indiferent de câștigurile angajatului. Angajatorul are nevoie de minim 3 copii dupa W2, dar în general acesta pregatește până la 6 copii ale acestui formular pentru fiecare angajat pe care îl are. Aceste copii sunt trimise IRS-ului, administrațiilor statului sau angajatului.

 

Când primesti W2-ul, este foarte important să verifici datele, iar în cazul în care este trecut ceva greșit, contactează-ți angajatorul pentru a-ți trimite un W2 nou.  

Partea stângă are în principal date despre angajat, iar partea dreaptă are informații legate de taxe și coduri.

Partea de jos a formularului conține informații despre taxele din respectivul stat.

 - Căsuța (a) are scris SSN-ul angajatului.

- Căsuța (b) este codul de înregistrare al angajatorului, asemănător cu SSN, dar pentru firme. 

- Căsuța (c) este locul în care angajatorul tău trece adresa sediului social al companiei, care de multe ori poate să nu coincida cu locul în care ai muncit tu, deci nu este un motiv de îngrijorare. 

- Căsuța (d) este un numar propriu al angajatorului tău, specific departamentului firmei care se ocupă cu salariile. Sunt și angajatori care nu au acest număr, așa că poți găsi această casuță și lăsată goală.

- Căsuțele (e) și (f) sunt cele în care sunt trecute detalii despre tine. Căsuța (e) este pentru numele tău, exact așa cum apare pe SSN, iar căsuța (f) este pentru adresa pe care ai declarat-o când te-ai angajat.


Partea dreaptă a formularului conține informații legate de salariu, taxe și alte compensări.

 - Căsuța 1 (Wages, Tips, Other Compensations) indică totalul veniturilor taxabile și este căsuța care te interesează cel mai mult ca student Work&Travel. 

- Căsuța 2 este de asemenea de interes pentru tine, deoarece îți va arăta totalul taxelor federale pe care le ai de recuperat. În general taxele federale pot fi recuperate până la 100%, depinzând și de venitul tău. 

- Celelate căsuțe (de la căsuța 3 până la căsuța 8) îți arată taxele luate pentu SSN și Medicare, dar în general angajatorii nu deduc aceste taxe pentru studenții Work&Travel. 

- Căsuța 9 o să fie intotdeauna lăsată goală, deoarece este inactivă de câțiva ani însă incă nu a fost scoasă din formular de administrația din SUA. 

- Căsuțele 10, 11, 12 și 13 sunt cu informații legate de diverse taxe reținute pentru asigurările de sănătate, beneficii, programe de asistență socială iar în cazul studenților Work&Travel, aceste căsuțe vor fi goale. 

- Căsuța 17 este de asemenea foarte importantă deoarece aici o să vezi totalul taxelor statale care ți-au fost colectate.